Wenn Verwaltungen an Grenzen stossen

Die SFW Verwaltungsdienste AG, Wil SG, hat sich in diesem anspruchsvollen Markt etabliert. Zu den Themen effiziente Archivierung, Organisationberatung und Legislaturplanung sprachen wir mit Kathrin Kuhn, Cornel Egger und Albert Holenstein.

Wie Gemeinden fit für die Zukunft werden

Immer mehr Gemeinden erkennen die Notwendigkeit, ihre Verwaltung digital zu modernisieren und dazu gehört auch ein System zur digitalen Aktenbewirtschaftung. Dabei geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch um Rechtssicherheit und Verfügbarkeit von Daten. Albert Holenstein, Historiker und Fachexperte der SFW Verwaltungsdienste AG, begleitet Gemeinden auf diesem Weg – mit einem klaren Plan und massgeschneiderten Lösungen. „Am Anfang steht immer eine Bestandsaufnahme vor Ort“, erklärt Holenstein. Daraus entwickle man ein Konzept, das optimal auf die Bedürfnisse der jeweiligen Gemeinde zugeschnitten sei.

«Mit klar formulierten Regeln gewährleistet Records Management die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit von Informationen.»

Albert Holenstein, Fachexperte bei der SFW.

Ob es um ein elektronisches Geschäftsverwaltungssystem oder die Einführung einer Archivdatenbank geht – die Herangehensweise ist strukturiert und modular. Zentrale Elemente sind die Erstellung von Registraturplänen, die Schulung der Mitarbeitenden und die Qualitätssicherung im Umgang mit digitalen Akten. Auch die Ablieferung an ein digitales Langzeitarchiv wird professionell begleitet – von der Auswahl archivwürdiger Dokumente über die Analyse der Metadaten bis zur technischen Aufbereitung. Informationssicherheit ist dabei ein zentrales Thema.
Einheitliche Ablagestrukturen erleichtern nicht nur den Arbeitsalltag der Verwaltung, sie fördern auch Transparenz und Vertrauen in der Bevölkerung. „Records Management gewährleistet die Nachvollziehbarkeit von Verwaltungstätigkeit und erleichtert den Wissenstransfer bei personellen Wechseln“, so Holenstein.

Organisationsentwicklung als Schlüssel für zukunftsfähige Gemeinden

„Häufig werden wir beigezogen, wenn Strukturen veraltet sind, Reorganisationen anstehen oder personelle Herausforderungen bestehen“, erklärt Geschäftsleitungsmitglied Kathrin Kuhn. Auch bei der Einführung neuer Gemeindepräsidenten oder in Konfliktsituationen werde das Team als neutrale Instanz geschätzt. Besonders gefragt ist die SFW, wenn es darum geht, gewachsene Verwaltungsstrukturen und -abläufe zukunftsfähig zu gestalten.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der massgeschneiderten Herangehensweise. Statt Standardlösungen kommen individuell abgestimmte Methoden zum Einsatz – von Interviews, Workshops und Prozessanalysen über SWOT-Analysen bis hin zu Benchmarking. Ziel ist es, mit den Verantwortlichen vor Ort tragfähige und praktikable Modelle zu entwickeln.

«Wir bringen wissenschaftlich fundierte Fachkompetenz mit, aber auch langjährige Erfahrung in der politischen und administrativen Gemeindeführung. Von diesem Doppelprofil profitieren die Auftraggeber.»

Cornel Egger, Verwaltungsexperte bei der SFW

Im Zentrum stehen Aufbauorganisation, Führungsstrukturen, Prozessoptimierung und Digitalisierung. Aber auch Personalentwicklung und Kommunikationsstrategien gewinnen an Bedeutung. Der Beratungsansatz überzeugt durch Umsetzbarkeit: „Wir stülpen den Gemeinden kein Konzept über, sondern entwickeln gemeinsam mit ihnen Lösungen, die im Alltag funktionieren“, so Kathrin Kuhn.
Dass dieser Ansatz wirkt, zeigt die wachsende Nachfrage. Immer mehr Gemeinden erkennen, dass professionelle Beratung nicht nur Probleme löst, sondern neue Perspektiven eröffnet – und den Weg ebnet für eine zukunftsfähige Verwaltung.

Legislaturziele mit Substanz – wie Gemeinden klare Prioritäten setzen

Am Anfang jeder Amtszeit stehen gute Vorsätze – doch damit daraus konkrete Politik wird, braucht es Struktur, Beteiligung und oft auch professionelle Begleitung. Die SFW Verwaltungsdienste AG unterstützt Gemeinden dabei, tragfähige Legislaturziele zu entwickeln. Der Beratungsansatz bewährt sich zunehmend in der kommunalen Praxis.

«Gemeinderäte formulieren ihre Legislaturziele auf ganz unterschiedliche Weise – mal breit angelegt, mal sehr konkret. Wir helfen dabei, diese Ziele in einem machbaren und strategisch sinnvollen Rahmen zu erarbeiten.»

Kathrin Kuhn, Mitglied der SFW-Geschäftsleitung.

Die Dauer des Prozesses variiert je nach Gemeindegrösse und Beteiligung. „Zwei bis drei Arbeitstreffen genügen oft, um tragfähige Ziele zu formulieren“, sagt Cornel Egger, selbst ehemaliger langjähriger Gemeindepräsident. Besonders wirkungsvoll sei es, wenn neben dem Gemeinderat auch Schulbehörden, Mitarbeitende und die Bevölkerung einbezogen werden. Neben der methodischen Führung fliessen auch konkrete Tipps aus der langjährigen Erfahrung ein. Ziel ist stets, dass am Ende ein für die Gemeinde passendes, breit abgestütztes Zielbild steht – klar formuliert, verständlich kommuniziert und mit konkreter Umsetzungsabsicht. Denn nur dann werden Legislaturziele zu einem echten Steuerungsinstrument für die Gemeindepolitik – und nicht zu blossem Wunschdenken.

Kontakt:
SFW Verwaltungsdienste AG, Wil SG
Link: sfwag.ch